二丫美食生活
当前位置:首页 - 剪纸 >

常驻员工住宿(住宿货币化指南)

2019-06-22来源:苏州热线

住宿货币化指南

目 录

一、关于住宿货币化

  1. 1.  住宿货币化的概念

  2. 2.  住宿货币化的月度房补基线

  3. 3.  住宿货币化员工应具备的条件

  4. 4.  住宿货币化的整体流程

  5. 5.  住宿货币化的资格审查申请

  6. 6.  住宿货币化月度津贴的申请时间

  7. 7.  住宿货币化津贴的计算、支付时间与方式

  8. 8.  住宿货币化过程中的注意事项

  9. 9.   常见问题:

Q1:常驻员工初到墨西哥住宿问题如何解决?

Q2:我可以合租吗?

Q3:合租时,租赁合同必须由我签订吗?

Q4:随行家属需要在租赁合同上签字吗?

Q5:如果未能及时于本月15日前提交住宿货币化津贴申请,可以补充申请吗?

Q6:住宿货币化津贴计算,会否因为员工出差或休假外出而扣减?

Q7:现在住宿货币化员工还需要提供FM3吗?

Q8:觉得现在宿舍公寓很好,想继续住,可以申请该宿舍公寓直接货币化吗?

Q9:因工作调离墨西哥,可以享受住房津贴补偿吗?

Q10:因工作调离墨西哥,住房津贴的截止日期是按照离开之日计算吗?

Q11:我和配偶都派驻墨西哥,均具有货币化资格,住房津贴如何计算?

Q12:如果我短期内会调离墨西哥,还需要货币化吗?

Q13:我按时提交了津贴月度申请,为什么没有按时收到住房补贴?

二、 关于租房和租赁合同

  1. 1.  基本原则

  2. 2.  常用房源信息来源

  3. 3.  签订租赁合同

  4. 4.  终止租赁合同(退租)

  5. 5.   常见问题:

Q1:公司可以协助审核合同吗?可以提供合同模板吗?

Q2:如果业主需要保函(guaranteeletter),应该怎么做?

Q3:住宿货币化后,员工搬家所需费用,公司会给补贴或报销相关费用吗?

Q4:如员工因个人或工作原因,不能继续履行已签订租赁合同,公司会承担其中责任吗?

Q5:签订租赁合同时的资产清单(inventory list)重要吗?

Q6:如何缴交房租、水、电、煤气、网络费用?

Q7:如果员工出现拖欠房东房租问题,该如何解决?

Q8:自行租房后,可否购买公司宿舍公寓待售的家具?

三、 咨询及联络

一、关于住宿货币化

  1. 1.  住宿货币化的概念

-         住宿货币化是指公司为常驻墨西哥的中方外派员工及其随行家属提供定额住宿津贴,以取代为其直接提供住宿服务的一项福利措施。

  1. 2.  住宿货币化的月度房补基线

-         住宿货币化的月度房补基线取决于员工所在城市或地区的生活成本及随行家属数量,具体金额如下:

      随行家属数量


所在城市/地区

无随行家属

(美金/月)

随行家属1名

(美金/月)

随行家属2名或以上

(美金/月)

墨西哥城(CDMX)

1100

1500

2100

瓜城(GDL)

供应

800

1100

1500

交付

1000

1300

1700

克雷塔罗(QRT)

800

1300

1600

蒙特雷(MTR)

1100

1500

2100

普埃布拉(PUE)

1000

1300

1700

梅里达(MRD)

1000

1300

1700


  1. 3.    住宿货币化员工应具备的条件

-         应具备两个条件:第一,常驻墨西哥;第二,华为中方外派员工及其随行家属;

-         所谓“随行家属”,仅限于随同员工常驻墨西哥的妻子或丈夫及其子女。

  1. 4.  住宿货币化的整体流程

-         住宿货币化的整体流程:住公司公寓(过渡)à寻找房源并签订租赁合同à退还公司公寓à搬迁入住自租房à货币化资格申请(只申请一次)à货币化津贴月度申请(每月申请)à发放货币化津贴;

-         货币化申请系统为:补助津贴管理系统,网址为http://hr.huawei.com/geas,又称GEAS系统。

-         所有符合条件的员工,须于符合条件当日起,30天内完成住宿货币化。

-         如因特殊情况,未能按时完成货币化者,须向部门权签主管和行政科提出特别申请备案,行政科经审核后酌情给予延期,最长不超过30天

  1. 5.  住宿货币化的资格审查申请

-         首次申请货币化津贴前,须在补助津贴管理系统(GEAS,网址是http://hr.huawei.com/geas)先进行资格审查申请(只在首次申请进行一次),填写完基本信息后,须上传以下证明资料:

  • 护照(基本信息页)

  • 入境证明(包括护照签注页、入境印章页、FMM或FM3)

  • 有效的住房合同

-         完成以上申请后递交,通过审核后,方可进行月度津贴申请。

  1. 6.    住宿货币化月度津贴的申请方法

-         员工可透过补助津贴管理系统(http://hr.huawei.com/geas)申请住宿货币化津贴,并将员工及其随行家属(如有)的以下材料一并扫描上传:

  • 护照(基本信息页)

  • 入境证明(包括护照签注页、入境印章页、FMM或FM3)

-         该申请递交后,首先由员工直接主管审批通过,然后行政专员才能进行核查,核查无误后再递交予人力资源管理系统,方可进行津贴付款。

  1. 7.    住宿货币化津贴的申请时间

-         员工须每月递交住宿货币化津贴申请。

-         递交申请日期为每月1-4号,且每月4号或之前完成部门权签主管审批;

-         行政专员于每月5日或之前及时处理,并上交至HQ,方可按时发放津贴;

-         未能按时递交申请或部门权签主管未能按时完成审批的申请,只能延期至下月处理。

  1. 8.    住宿货币化津贴的计算、支付时间与方式

-         住宿货币化津贴每月结算,按照实际逗留天数计算,即当月驻墨时间15天或以内,按半月计算;超过15天,则按照全月计算;

-         住宿货币化津贴按月结算,申请按时递交且及时通过审核者,次月十五日透过转账方式自动支付;

-         支付金额以美金结算,本币金额具体总数与实时汇率相关;

-         本币为墨西哥比索或中国人民币,取决于员工薪金及福利支付模式。

  1. 9.    住宿货币化过程中的注意事项

-         员工自行寻找合适住房,签订租赁合同后,须于7日内(以租赁合同生效日期为准)搬离公司公寓,交还钥匙,并完成退宿手续。

-         倘若员工未能于租赁合同生效后7日内办理退宿手续,则住宿货币化津贴的起始计算日将会以员工实际退宿日期为准。

  1. 10.常见问题:

Q1:常驻员工初到墨西哥住宿问题如何解决?

答:公司行政提供出差员工宿舍、酒店式长包房或者酒店给员工入住。常驻员工透过BTA申请,到达墨西哥后,可享受公司提供的30天住宿服务,作为临时过渡。在此期间,员工应自行找房、租房,积极完成货币化。如因特殊情况,未能按时完(30天内)成货币化者,须向部门权签主管和行政科提出特别申请备案,行政科经审核后酌情给予延期,最长不超过30天

Q2: 我可以合租吗?

答:可以。

Q3: 合租时,租赁合同必须由我签订吗?

答:不是。但是必须提供辅助证明,包括(1)已完成退还公司宿舍的全部手续;(2)合租公寓租赁合同签署者,以电邮方式通知货币化行政专员该员工确实居住于该公寓,并共同分担房租。

Q4:随行家属需要在租赁合同上签字吗?

答:不需要。

Q5:如果未能及时于本月15日前提交住宿货币化津贴申请,可以补充申请吗?

答:可以,但是津贴支付也会相应延后。

Q6:住宿货币化津贴计算,会否因为员工出差或休假外出而扣减?

答:不会。

Q7:现在住宿货币化员工还需要提供FM3吗?

答:不需要。现在住宿货币化的条件有且只有两个:第一,常驻墨西哥;第二,华为中方外派员工。

Q8:觉得现在宿舍公寓很好,想继续住,可以申请该宿舍公寓直接货币化吗?

答:如果觉得现在居住的宿舍公寓很好,可以自行和房东协商,将公司签署的租赁合同转到员工名下。公司也是优先并鼓励将公司现有宿舍转租给员工。但墨城暂时只有VYVE的宿舍公寓可以直接货币化,而PARADOX和Torre Vida的宿舍公寓,则不可以直接货币化。

Q9:因工作调离墨西哥,可以享受住房津贴补偿吗?

答:员工因调动而提前退租,须主动申报,提供合同和赔偿损失,或者押金无法收回的证明,如房东确认邮件或者签字文档,公司给予两个月津贴补偿;针对无损失的场景,公司不再给予补贴。

Q10:因工作调离墨西哥,住房津贴的截止日期是按照离开之日计算吗?

答:住房津贴的截止日期是以常驻地的切换日期来计算。

Q11:我和配偶都派驻墨西哥,均具有货币化资格,住房津贴如何计算?

答:同时派驻墨西哥的夫妻双方均具有货币化资格时,只允许一方申请,另一方以随行家属身份,共同申报津贴。

Q12:如果我短期内会调离墨西哥,还需要货币化吗?

答:如果短期内(半年以内)会调离墨西哥,建议不用申请货币化。

Q13:我按时提交了津贴月度申请,为什么没有按时收到住房补贴?

答:如已按时提交月度申请,但却未能及时收到住房补贴,其原因可能包括:

  • 是否审批。请自行进入“津贴补助系统”查询申请状态,确认部门直属主管是否按时(每月4号或之前)审批;如未能按时审批,请自行烦请直属主管尽快审批;

  • 是否递交。如申请已按时审批,请联系行政专员查询,确认是否将申请递交至本地或机关HR系统;如未能及时递交,行政专员将会重新递交该申请给本地或机关HR系统。

  • 是否付款。如申请已按时递交,则请自行联系hrhotline@huawei.com,查询未能付款原因。


  • 基本原则

-         住宿货币化后,租房属于员工个人行为,由员工全权负责。即员工须自行找房、看房、选房、签订租赁合同、享有合同规定权利的同时须履行相关责任、终止租赁合同等。

-         如员工遇到困难或特殊问题,也可联系行政科或法务部进行协助。

  1. 2.  常用房源信息来源

-         透过房屋中介公司查询房源。员工可自行前往公司附近的中介公司咨询,要求服务。在墨西哥房屋中介代理只从业主房租中提取佣金,并不收取租客额外服务费。

-         透过网站或APP查询房源。墨西哥房源查询常用网页包括:

  • https://www.mercadolibre.com.mx/

  • https://www.segundamano.mx/

  • https://www.easybroker.com/mx

  • https://casas.trovit.com.mx/

  • http://www.inmuebles24.com/

-         以上网站均有应用程式:mercadolibre,segundamano, easybroker, TrovitCasas,Inmuebles24

-         微信群:墨西哥住宿货币化群。

-         寻找房源时如遇困难,也可联络行政专员进行协助,但是行政人员禁止介入房源推荐、价钱商议等工作。

  1. 3.  签订租赁合同

-         签订租赁合同流程

  • 租赁双方商妥基本条件:其中包括

  • 租赁双方准备文件、并修订租赁合同

  • 租客需要准备的文件:

          租客:公司信或薪金证明;

          公司(如需,公司可以出具):公司组织管理条例、行政代理授权书、地址证明、法定代表人身份证明

  • 业主需要准备的文件:物业契约/物业权属证明、身份证明、地址证明(特别说明:如需公司担保,业主权属物业,必须为全产无负债物业,即业主对物业具有全部所属权,同时该物业不能有任何银行贷款)

  • 租赁合同:推荐使用公司合同模板(西英双语),请见附件1。双方可根据具体商议结果,对合同作相应调整。(特别说明:如业主需要公司担保,合同必须西英双语。但除非业主强烈要求,否则不要提及公司担保事宜,因为公司担保程序繁复,费时费力。)

  • 租赁双方签订最终版本的合同

  • 租赁双方与见证人一同签订最终版本的合同。

倘若业主强烈要求公司提供担保,则须在租房合同签订前,请法务部复核租赁合同:

  • 法务部复核租赁合同

  • 员工将租赁合同转交公司法务部门代为复核,如有修订,再转交房东,直至双发达成一致意见,形成经审核的最终版本的租赁合同。

在最终版本的合同签订后,再由公司签发担保信。

  • 公司签发担保信

  • 员工须将已签署的租赁合同,扫描后交由公司法务部再次审核其是否与已审核的租赁合同一致,如一致,公司签发担保信。

-         签订租赁合同注意事项

  • 确保业主有权出租该物业(即要求业主提供物业所属权证明,同时如需公司担保,不能有银行贷款或抵押)

  • 合同期限:通常情况下,在墨西哥租房的期限为12个月,如果租赁时间不满12个月,在合同中业主会与租客约定一个罚款比例。员工可以尝试和业主沟通签订12个月的合同,但是同时约定租赁满6个月之后,只要提前1-2个月通知房东双方即可终止合同。不过如果固定租赁期限比较短的话,业主可能不愿意出租或者租金会有所上涨。

  • 如因个人原因或工作调动,不能继续履行合同,能否转介其他人续租等。

  • 押金额度:一般而言,业主需要一个月押金。

  • 租金支付日期和方式(可与业主商议双方认可的支付日期和方式,例如直接存款(保留存款证据)或银行转账。如业主提出直接交付现金,则必须要求业主提供签收证据。)

  • 租金是否包含物业费(墨西哥租赁合同,一般包含物业费)

  • 租金是否包括水、电、煤气、电视/电话/网络费用、或其他杂费(墨西哥租赁合同,一般不包含以上各种生活消耗性费用)

  • 所租房是否带备家电家具(如有家电家具,应随合同附上家电家具名称、数量、状况等,最好附图)

  • 所租房是否带备停车位,及停车位数量

  • 所租房或其所在小区是否有各种设施设备,例如安保设施、泳池、健身房、活动室、会议室、花园、球场……以及租客能够使用上述设施设备及使用条件是什么。

  • 所租房及相关设备如有损坏时,业主是否会安排维修及维修反馈时长是多久

  • 能否改装或装修所租房,及如需改装或装修的条件等。另外,微型装饰,例如墙面是否可以安装相框、贴强力壁纸等,最好与业主在合同中事先约定,免得引起不必要的麻烦。

  • 合同中必须明确租客和业主的义务和权利。

  • 终止租赁合同(退租)

-         终止租赁合同程序

  • 合同期限未满,转介他人续租或提前退租(须在签订租赁合同前与业主商定具体方案,并于租赁合同清楚列明);

  • 合同期满前一个月通知业主如期终止合同,或续租;

  • 终止合同后,将物业交还业主,请其确定物业状况良好,并签署确认“物业回收”;

  • 当租赁到期结束归还房屋时,除不可避免的‘合理磨损’外,应还原房屋到初始状态;

  • 需将房屋打扫干净,如需维修,提前跟业主协商,避免合同到期还在协商维修,导致出现没有及时交房而产生的罚金;

  • 退房当天,需要对照资产清单(inventory list)进行检查,双方确认后签字。

  • 签署“终止租赁合同同意书”。为避免合同终止后衍生各种问题,例如押金退还分歧,员工须与业主签署“终止租赁合同同意书”,约定双方同意终止合同,终止日期,各种衍生费用已付清(水/电/煤气/电话/电视/网络…等),退还押金日期和方式,业主须申明无其他待解决问题及不会透过法律申诉以获取其他利益等条款。

  • 终止合约时可能会租赁双方可能会出现争议,一般可透过“法律途径”或“协商”解决,建议尽量透过协商达致双方均能接受的解决方案,因为前者所需时间较长,同时手续繁复。而后者相对省时有效。

  • 常见问题:

Q1:公司可以协助审核合同吗?可以提供合同模板吗?

答:如需公司提供合同模板(英西双语版本)或需协助审核合同,请直接联系法务部同事Ezer Zuniga Uribe (80014723)。

Q2:如果业主需要保函(guaranteeletter),应该怎么做?

答:如果业主需要保函,请联系法务部同事Ezer Zuniga Uribe (80014723)办理,具体流程请参见本指南第二部分“关于租房和租赁合同”的“签订租赁合同流程”部分,

Q3:住宿货币化后,员工搬家所需费用,公司会给补贴或报销相关费用吗?

答:员工自行负责,公司不可报销,亦无相关补贴。

Q4:如员工因个人或工作原因,不能继续履行已签订租赁合同,公司会承担其中责任吗?

(本文来自二丫美食生活整合文章:http://www.jmsldb.com)未经允许,不得转载!

标签:
相关推荐
网站简介 联系我们 网站申明 网站地图

版权所有:www.jmsldb.com ©2017 二丫美食生活

二丫美食生活提供的所有内容均是网络转载或网友提供,本站仅提供内容展示服务,不承认任何法律责任。